SIG : organisation et numérisation des activités

Les notions à connaître

Système d'information (SI)

Ensemble organisé de ressources (humaines, matérielles, logicielles et données) qui permet de collecter, stocker, traiter et diffuser l'information au sein de l'organisation. Le SI répond à quatre fonctions : collecter, mémoriser (stocker), traiter et diffuser l'information. Exemple : dans un magasin, le SI enregistre chaque vente en caisse, met à jour les stocks, édite les factures et transmet les chiffres à la comptabilité.

Donnée, information et connaissance

Une donnée est un élément brut (un chiffre, un nom, une date) qui n'a pas de sens en soi. L'information est une donnée mise en contexte et interprétée, utile à la décision. La connaissance est l'information mobilisée par l'organisation pour agir. Exemple : « 250 » est une donnée ; « 250 articles vendus aujourd'hui » est une information ; savoir qu'il faut réapprovisionner en conséquence relève de la connaissance.

Base de données et table

Une base de données est un ensemble structuré de données stockées de façon organisée pour être facilement consultées et mises à jour. Elle est composée de tables (des tableaux). Chaque table possède des colonnes appelées champs (attributs) et des lignes appelées enregistrements. Une clé (clé primaire) identifie chaque enregistrement de façon unique. Exemple : une table « Clients » avec les champs numéro client, nom, adresse ; chaque ligne (enregistrement) correspond à un client précis.

Processus de gestion et sa modélisation

Un processus est une suite d'activités coordonnées qui transforment des éléments d'entrée en un résultat (produit ou service) attendu par un destinataire. La modélisation d'un processus consiste à le représenter graphiquement (schéma, logigramme) pour identifier les activités, les acteurs et les documents échangés. Exemple : le processus « traitement d'une commande » enchaîne la réception de la commande, la vérification du stock, la préparation, la livraison et la facturation.

Numérisation (dématérialisation) et automatisation des tâches

La numérisation consiste à transformer les processus et les documents papier en versions numériques (dématérialisation), ce qui permet de traiter l'information plus vite et sans support physique. L'automatisation consiste à faire réaliser certaines tâches répétitives par le système informatique, sans intervention humaine. Exemple : la facture électronique remplace la facture papier (numérisation) et le calcul automatique du total et de la TVA évite une saisie manuelle (automatisation).

Progiciel de gestion intégré (PGI / ERP)

Un PGI (Progiciel de Gestion Intégré, en anglais ERP, Enterprise Resource Planning) est un logiciel unique et paramétrable qui gère l'ensemble des fonctions de l'organisation (achats, ventes, stocks, comptabilité, paie) à partir d'une base de données commune et partagée. Une donnée n'est saisie qu'une seule fois et est disponible pour tous les modules. Exemple : une vente saisie dans le module commercial met automatiquement à jour le stock et la comptabilité, sans nouvelle saisie.

Acteurs du système d'information

Le SI mobilise différents acteurs : les utilisateurs (salariés qui saisissent et consultent les données), les gestionnaires et décideurs qui exploitent l'information, et les acteurs techniques (service informatique, administrateur de la base de données, prestataires) qui font fonctionner et sécurisent le système. Exemple : un vendeur saisit les commandes (utilisateur), le directeur analyse les ventes (décideur) et l'administrateur gère les droits d'accès à la base (acteur technique).

Les erreurs à éviter en management, sciences de gestion et numérique

• ✗ Confondre système d'information et système informatique.

  ✓ Le système informatique (matériels, réseaux, logiciels) n'est qu'une partie du système d'information. Le SI comprend aussi les acteurs (les personnes) et les processus (les façons de faire). Un SI peut même exister sans informatique (fiches papier), même si aujourd'hui il est le plus souvent numérisé.

• ✗ Confondre donnée et information.

  ✓ Une donnée est un élément brut sans signification en soi (un chiffre, un nom). L'information est une donnée mise en contexte et interprétée, utile à la décision. Le traitement du SI transforme les données en informations.

• ✗ Croire que le PGI (ERP) est un simple logiciel de comptabilité.

  ✓ Le PGI est un logiciel intégré qui gère l'ensemble des fonctions (achats, ventes, stocks, comptabilité, paie) autour d'une base de données unique et partagée. Sa force est justement de relier les modules : une donnée saisie une fois est disponible pour tous, ce qui évite les doubles saisies et les incohérences.

• ✗ Penser que dans une table, les lignes sont les champs et les colonnes les enregistrements.

  ✓ C'est l'inverse. Dans une table, les colonnes sont les champs (attributs, par exemple nom, adresse) et les lignes sont les enregistrements (chaque individu ou objet décrit). La clé primaire identifie chaque enregistrement de manière unique.

Sais-tu répondre à ces questions ?

Les corrigés détaillés sont dans le quiz du chapitre.

1. Quelles sont les quatre grandes fonctions d'un système d'information (SI) ?
2. Pourquoi ne faut-il pas confondre système d'information et système informatique ?
3. Quelle est la différence entre une donnée et une information ?
4. Dans une table d'une base de données, que représentent les colonnes et les lignes ?
5. À quoi sert une clé primaire dans une table ?